Apesar de serem tratados como sinônimos, há importantes diferenças entre compras e suprimentos que você precisa conhecer. Uma delas é que o primeiro termo se refere a uma atividade pontual, específica; enquanto o segundo é mais abrangente e contempla um conjunto de tarefas para ser realizado.
Comumente, empresas maiores e com a área de supply chain mais estruturada têm essa diferenciação mais clara. Todavia, se a sua ainda não trabalha dessa forma, não quer dizer que não possa aprimorar esse gerenciamento.
Quanto a isso, é preciso ter em mente que, além de contribuir para uma melhor definição e divisão das ações que serão executadas, aprimorar a gestão de compras e suprimentos deve ser vista como uma abordagem estratégica que contribui para o crescimento do negócio.
Por meio de um gerenciamento devidamente formatado e alinhado com o perfil e necessidades da companhia, é possível identificar perdas de matéria-prima, contratação desnecessária de serviços terceirizados, entre outros pontos de gastos elevados ou extras. Com isso, consegue-se reduzir despesas e promover o aumento da lucratividade do negócio.
Por motivos como esses é que é tão importante que você entenda as diferenças entre compras e suprimentos para, baseado nesse conhecimento, planejar a aplicar uma gestão mais precisa e de resultados.
É justamente sobre isso que falaremos agora, neste artigo. Por isso, siga a leitura e confira tudo sobre esse tema!
Quais as diferenças entre compras e suprimentos?
Uma das principais diferenças entre compras e suprimentos é que, dentro da área de supply chain, um conceito é mais abrangente do que o outro.
Em outras palavras, enquanto o primeiro trata de uma ação específica, o segundo é formado por uma série de atividades que se complementam, incluindo a aquisição dos insumos e contratação de serviços, propriamente ditos.
Para o entendimento sobre essa diferenciação ficar mais claro, é bastante válido falarmos sobre cada um deles separadamente.
O que é compras?
Compras é a atividade responsável pela aquisição de bens e/ou serviços para garantir o fluxo de abastecimento e operacional de uma empresa.
Ela é a etapa final da cadeia de suprimentos. Isso porque, na prática, a área de compras é a responsável por, efetivamente, adquirir tudo o que um negócio precisa para manter suas operações.
Assim, é certo dizer também que compras está inserida em suprimentos e é o resultado de todas as ações anteriores realizadas por esse setor.
O que é suprimentos?
Em supply chain, suprimentos é o termo usado para relacionar um conjunto de atividades que visam o gerenciamento da rede de abastecimento de uma companhia.
Tudo depende do porte, dos objetivos e da dinâmica da empresa. Mas, em linhas gerais, essas atividades contemplam:
- recebimento das requisições de todos os departamentos;
- confirmação da necessidade de aquisição;
- seleção estratégica de fornecedores para atender à demanda de pedidos;
- qualificação das matérias-primas e serviços selecionados;
- negociação de valores, prazos de pagamento e de entrega;
- aquisição dos itens necessários para garantir o fluxo operacional do negócio;
- acompanhamento das entregas e qualidade do que foi adquirido.
Nesse cenário, está incluída toda a parte de gestão de fornecedores, o que abrange também processos como:
- pesquisa e identificação das melhores e mais qualificadas empresas fornecedoras para atender às necessidades de abastecimento do negócio;
- envio de convite para compor a supply chain da companhia;
- solicitação e análise de cotações;
- acompanhamento do fluxo de entrega.
Outras diferenças entre compras e suprimentos
Assim, com base nessas definições, é possível dizer também que outra das diferenças entre compras e suprimentos é que o primeiro termo está inserido no processo do segundo e é parte fundamental dele.
O motivo é que, de nada adianta passar por todas as etapas da gestão de suprimentos se, ao final, a compra não for efetivada.
Essa, por sua vez, precisa ser pensada e realizada buscando o melhor custo-benefício possível para o negócio, mas sem comprometer a qualidade das matérias-primas e serviços, ou mesmo o relacionamento com o fornecedor na tentativa de alcançar o saving pretendido.
Como melhorar a gestão de compras e suprimentos?
Para conseguir atingir os resultados que acabamos de citar, aprimorar a gestão de compras e suprimentos da empresa é primordial. Para isso, há algumas boas práticas que podem ser adotadas, que são:
- alinhar as solicitações dos departamentos às necessidades do negócio;
- realizar um controle pontual de itens e serviços já adquiridos;
- identificar bons fornecedores para compor a rede de abastecimento da empresa;
- acompanhar o desempenho das empresas fornecedoras contratadas;
- usar a tecnologia para otimizar os processos que incluem essa gestão.
Alinhar as solicitações dos departamentos às necessidades do negócio
Quando um departamento faz uma requisição, é fundamental que o time de suprimentos analise se atender o pedido em questão é realmente a melhor opção para a empresa. A ideia com essa verificação é evitar gastos financeiros desnecessários, ou mesmo perda de insumos.
Por conta disso, é bem importante estruturar um ciclo de trabalho no qual o comparativo entre o que está sendo pedido e o que o negócio já tem seja feito detalhadamente.
Somado a isso, dependendo do tipo de material ou serviço requerido, é necessário comparar com a realidade da companhia e momento que o mercado está vivendo, a fim de evitar que produções fiquem paradas em estoque e gerem prejuízos maiores.
Realizar um controle pontual de itens e serviços já adquiridos
Por falar em estoque, a gestão desse departamento deve estar totalmente alinhada ao gerenciamento de compras e suprimentos. O motivo é que somente dessa forma terá a certeza de que o que está sendo adquirido é realmente necessário para a companhia, sem o risco de perdas, tanto de matérias-primas quanto de tempo e dinheiro.
Identificar bons fornecedores para compor a rede de abastecimento da empresa
Identificar e contratar bons fornecedores é uma das melhores maneiras de garantir o abastecimento da empresa e de alcançar a qualidade esperada nos produtos e/ou serviços comercializados para os consumidores finais.
A ideia é encontrar empresas fornecedoras alinhadas com os princípios do seu negócio — a exemplo do atendimento de boas práticas ESG —, que trabalhem com valores competitivos, mas que também estejam em compliance para mitigar riscos reputacionais, financeiros, jurídicos e outros.
Acompanhar o desempenho das empresas fornecedoras contratadas
Seguindo a linha de raciocínio que acabamos de mencionar, uma boa gestão de fornecedores com foco em compras e suprimentos requer o acompanhamento pontual do desempenho desses parceiros.
Ainda que o processo de homologação esteja de acordo, bem como todas as documentações apresentadas, é fundamental acompanhar bem de perto o desempenho dos fornecedores, durante toda a validade do contrato, a fim de evitar riscos como os que mencionamos.
Usar a tecnologia para otimizar os processos que incluem essa gestão
Considerando que várias tarefas fazem parte da gestão de compras e suprimentos, é certo que realizá-las manualmente demanda de muito tempo, bem como aumenta as chances de falhas.
Por conta disso, o uso de softwares específicos para esse setor faz toda a diferença. Soluções como essas ajudam a automatizar processos, reduzir erros, aumentar a produtividade dos times, e mais. Tudo isso torna seu gerenciamento de supply chain mais preciso, dinâmico e eficiente.
Este artigo foi escrito pela Linkana, a primeira fundação de dados de fornecedores compartilhada do Brasil. Nossa base de dados de perfis universais de fornecedores permite que compradores busquem, analisem e homologuem fornecedores em alguns cliques!
